Efetuar um controle de estoque eficiente em uma Empresa, com certeza é um bom desafio, mas existem técnicas para melhor administração de várias áreas relacionadas com a movimentação de mercadorias e matérias-primas. As mercadorias são movimentadas no varejo e no atacado, onde sua gestão deve estabelecer pontos de reposição com base nos indicadores de desempenho estabelecidos pela Empresa, As análises de desempenho, relacionadas com as demandas devem ser efetuadas objetivando interpretar os dados que possam indicar melhores práticas que resultem em aumento produtividade e rentabilidade, com redução de custos e quebras.
Nas indústrias o controle dos estoques de matérias-primas estabelece o fluxo da logística no setor de produção, onde a cadeia de suprimentos deve ser bem gerenciada para que não falte os insumos necessários para a industrialização das mercadorias. Um estoque de mercadorias é predominante em Empresas dos segmentos de Comércio Atacadista e Comércio Varejistas, onde as reposições são com base no desempenho das vendas de cada produto, obtendo o conhecimento de quais são as mercadorias com maior e menor giro. Possibilitando decisões para maximizar o uso dos recursos físicos, bem como dimensionando melhor o capital investido em estoques.
As dicas vão ajudar a garantir e organizar o controle de estoque, pois vão proporcionar:
Que os estoques estejam sempre atualizados e corretos;
Melhores análises para reposição de estoques e aquisições bem calculadas;
Melhorar o fluxo de caixa da empresa através de compras mais qualificadas;
Diminuir os estoques de segurança mantendo um baixo nível de ruptura;
A redução de perdas de produtos por roubo, deterioração ou obsolescência;
Credenciamento de fornecedores e qualificação de mercadorias e matérias-primas;
Automatizações que geram economia e melhoram a qualidade no fluxo de trabalho;
Maior aproveitamento dos espaços para armazenagem;
Ampliação do mix de produtos oferecidos pelas Empresas;
Preços mais competitivos ao se ter uma estrutura de custos mais enxuta para controlar o estoque;
Aumentar a satisfação de clientes e vendas, tendo sempre estoques disponíveis.
01) Determine uma Padronização:
Estabeleça códigos para todos os produtos estocados, classifique os produtos em estruturas compartilhadas pelos vários setores da Empresa. Um Grupo ou uma Família de produtos devem possuir características bem definidas. Distribua seu estoque em Grupos e subgrupos, de forma a organizar os tipos de estoques em conformidade com esta classificação. Toda movimentação de entrada, saída, ou transferência nas movimentações dos estoques devem ser registradas com documento, por exemplo:
Documento de entrada: Nota Fiscal vinculada a um pedido de compra;
Documento de saída: Nota Fiscal vinculada a um pedido de venda;
Requisição de Materiais: Transferência ou consumo interno não relacionados a ordens de produção;
Ordem de Produção: Reporte de produção.
03) Defina os processos logísticos:
Para uma gestão eficiente é necessário dar importância na organização das rotinas da Empresa, os processos de logística desde a verificação de demandas para reposições de matérias-primas e mercadorias, até as entregas nos pontos de venda, tais processos devem ser mapeados e assim definindo o funcionamento de todo o fluxo de trabalho. Estabeleça processos e rotinas automatizadas, com clareza e objetividade e que previnam erros e prejuízos. Procure manter estoques com equilíbrio, estabelecendo pontos de reposições automáticas, conforme espaços para armazenagem, programação financeira e com base no giro do estoque.
02) Eleja seus indicadores de desempenho:
Os dados são fonte muito valiosa para se obter os melhores “insights”, com base na movimentação dos estoques podemos extrair relatórios como de Curva ABC de produtos, Projeção de vendas, Gigo/Movimentação de produtos entre outros. Os indicadores de desempenho devem conduzir junto às melhores práticas, melhorando a Gestão e tomada de decisões. Chegando a definições que podem apontar por exemplo, aquisições em maior número de vezes e em menor quantidade, levando ao melhor aproveitamento de espaços de armazenagem ou aumento no mix de produtos oferecidos. Para se obter o melhor aproveitamento possível dos dados, a tecnologia é a grande aliada, e proporciona estratégias de inteligência que possibilitam análises e extração de informações essenciais para o sucesso nos negócios.
04) Tenha maior atenção ao inventário:
É aconselhável que se efetue inventários periódicos, para fins de ajustes de saldos, verificando as operações para avaliações se as diferenças de saldos nos estoques, estão em níveis aceitáveis. É muito recomendável que seja efetuada contagens por amostragem, realizando a operação em um determinado grupo de produto por exemplo, confrontando os dados das contagens com os saldos do estoque controlado pelo sistema. Outra alternativa para inventariar é a situação onde uma Empresa tenha condição de realizar o inventário em período em não ocorra entrada e saída dos estoques, efetuando uma contagem completa de todos os itens.
05) Segurança em Equipe:
Esclarecer a todos os envolvidos sobre a importância do inventário, pois isso ajudará na qualidade deste trabalho, onde sua equipe deve contar com colaboradores que tenham boa capacidade de concentração, efetuando contagens repetidamente objetivando reduzir os erros. Mobilize maior atenção com itens de maior valor, identificando desvios com o menor período possível.
06) Suporte para ações estratégicas:
Ao utilizar ferramentas eficientes, que estabelecem maior confiabilidade nas análises dos dados, proporcionando “insights” mais assertivos e confiáveis, uma vez que as Soluções da Inovação Tecnologia conseguem fazer um mapeamento profundo das informações. Podemos afirmar com certeza que a tomada de decisão orientada por dados conduz a resultados com valor maior ao nosso dia a dia.
Gerenciar o estoque com segurança e precisão requer uma organização física para com os recursos envolvidos na movimentação de matérias-primas e mercadorias, onde o ERP Inovação com a automação de vários processos estabelece maior eficiência nas tarefas que envolvem todas as etapas na logística integrada das Empresas. Estabelecer melhores práticas nas operações de uma Empresa, requer investimentos em automação dos processos; em uma próxima publicação iremos relacionar estas sugestões com as funcionalidades do ERP Inovação que solucionam todas as etapas nos processos logísticos em uma Gestão Integrada.